Нужно ли снимать и хранить z-отчет по онлайн-кассам

Часто спрашивают ну вот сняли следующим днем — забыли снять z отчет на следующий день.. не сняли — просрочили гашение что делать?

Тут два на самом деле не совсем простых варианта:

1) С одной стороны проще всегда все делать по зетки какая дата в зетки такие даты и в зависимых документах — журнале кассира операциониста, справке кассира, приходнике, и тд. Т.е зет — отчет по факту является первоначальным основным документом на основе которого мы проводим все следующие операции по оприходованию денежных средств.

2) Но с другой мы можем получить такую ситуацию:

мы пробили чек — дали клиенту который купил у нас товар (или которому мы оказали услугу) — для юр-лица, он ушел и в своей бухгалтерии вместе с нашим товарником  или актом выполненных работ подал данный — наш чек для отчета за выданные и потраченные им денежные средства его фирмы.

В случае встречной проверки выясниться что мы его денежные средства оприходовали не днем продажи, а на следующий день когда вспомнили о не погашенной кассе, а в случае с актом выполненных работ даже не при проверке, а просто по просьбе бухгалтерии контрагента передать квиток приходника — он то будет у нас другого дня…

Плюс если у наз был без-нал по банковскому терминалу, то как потом разносить такое в 1С-ке?

В общем на лицо очень неприятная — ситуация..  …в общем — то на пустом месте..

Поэтому в виду выше сказанного, в зависимости от ситуации каждый выбирает сам как лучше поступать при такой казалось бы безобидной на первой взгляд ситуации как снятии z-отчета следующим днем — гашением не в текущим днем.

На ответ как написать акт — (на самом деле объяснительную) о несвоевременном снятии z-отчета можно прочитать здесь..

С технической стороны при проведении зет отчета касса распечатав заголовок и основную часть отчета замирает на некоторое время в этот промежуток времени осуществляется пересчет всех гашений совершенных на данной кассе в предыдущий смены и в сумме с данным днем – выводится не обнуляемая сумма (не обнуляемая сумма накоплений) на конец рабочего дня – которую и записывают в соответствующее поле журнала кассира операциониста для того что бы не считать его вручную.

После снятия зет отчета касса считается обнуленной – т.е. погашенной.

Если зет отчет не снялся — — Fprint, ) и пишется объяснительная по факту произошедшего, с описанием процесса, указанием номера , даты «утерянного» гашения.

В общем зет отчет это ежедневная рутина, а рутина как известно убивает всякий страх, главное при этом не потерять сознательность и ответственность.

Как снять Z-отчет по кассе?

Раз или два в сутки кассиры сдают Z-отчет. Что это за форма отчетности, чем отличается от других? Каковы особенности и сложности, возникающие при подготовке таких отчетов? Об этой сейчас и пойдет речь.

Зачем нужен Z-отчет по кассе?

Снятие Z-отчета происходит в конце каждой рабочей смены кассира. Эта операция необходима:

  • для контроля за работой кассиров;
  • для оперативной оценки выручки;
  • для сдачи вырученных средств инкассаторам;
  • для отчета перед налоговой инспекцией.

Существует еще и Х-отчет, который выполняется по мере необходимости, но не обнуляет суммы. А после снятия Z-отчета происходит обнуление всего, что было пробито на данной кассе за рабочий день кассира.

Наличность после данной операции инкассируется. В журнал кассира-операциониста заносятся полученные данные: номер документа и дата его оформления; накопления на начало и конец рабочего дня; выручка за смену; а также данные о возвратах денежных средств и безналичных платежах.

Кроме этого, кассир должен заполнить справку аналогичного содержания и передать ее бухгалтеру, который на ее основании заполняет кассовую книгу.

Виды Z отчетов

Z-отчеты по кассе бывают нескольких видов:

  • основной — снимается в конце смены, гася все регистры;
  • отчет по отделам (выполняется по мере нужды, не обязательно каждый день;
  • Z-отчет по отдельным кассирам;
  • по группам товаров (если такая возможность изначально запрограммирована в кассовом аппарате).

Как это делается

Как снять Z-отчет? Для начала, не спутать его с Х-отчетом. Второй важный момент: алгоритм выполнения этой операции разный, в зависимости от используемого кассового аппарата.

Никаких данных вносить вручную не придется, они все фиксируются в течение дня контрольно-кассовой машиной, требуется лишь выполнить последовательность действий, чтобы аппарат сам посчитал нужные данные, и вывести их на печать.

Поскольку после этого, тоже автоматически, происходит обнуление кассы. То такой отчет иногда называют «отчетом с гашением».

Это требование зафиксировано в законодательстве и подзаконных актах, регулирующих сферу торговли и услуг, использующих ККМ.

Зная, как сделать Z-отчет, кассир помогает себе и бухгалтерии грамотно выполнить и ряд других задач по стандартному документообороту. На основе этого отчета оформляется журнал операциониста, справка кассира, ведутся операции по оприходованию средств и т. д. То есть, это основной, базовый документ для последующих форм отчетности.

Возможные проблемы

Как уже говорилось, если подобный отчет не выполнен вовремя, возможна блокировка кассы, а значит, создание проблем для работы всего торгового учреждения или иной организации, где применяются кассы.

К тому же, если вы забыли снять Z-отчет, это выяснится при налоговой проверке, и у компании (ИП) будут проблемы с инспекцией, штрафы и иные санкции. Или даже до проверки.

Например, в такой ситуации: с чеком вашей организации какой-то клиент может пойти в ту же инспекцию, чтобы отчитаться за свои расходы.

Помните о таком нюансе: повторно выполнить Z-отчет по кассе можно будет не ранее, чем будет пробит некий чек на любую сумму, или хотя бы нулевой, тестовый. После чего аппарат будет перепрограммирован на снятие кассы, даже в случае нулевой выручки.

В случае утраты зет отчета по техническим или иным причинам, придется делать его аналог с помощью распечатки из ЭКЛЗ ККМ отчета «Итоги смены». В этом случае необходимо еще и написать подробную объяснительную с указанием причин и обстоятельств происшедшего, а также реквизитов утраченного документа.

Сложности могут возникнуть не только у сотрудников, но и у клиентов. Так, возврат денег из кассы по требованию потребителя возможен лишь до снятия Z-отчета.

То есть в той смене, когда осуществлялась покупка или услуга.

Образец Z-отчета

Тоже может быть полезно:

Уважаемые читатели! Материалы сайта TBis.ru посвящены типовым способам решения налоговых и юридических вопросов, но каждый случай уникален.

Если вы хотите узнать, как решить именно ваш вопрос — обращайтесь в форму онлайн консультанта. Это быстро и бесплатно! Также вы можете проконсультироваться по телефонам: МСК – 74999385226. СПБ – 78124673429. Регионы – 78003502369 доб. 257

Частота сбора данных на кассе

Сведения Х-отчетов преимущественно используются для сверки полученной выручки с документами, проведенными по кассе. Наиболее распространенным вариантом является полный отчет с общими сгруппированными данными.

Отчет формируют для контроля действий, производимых кассиром, и содержит данные:

  • Количестваопераций, осуществленных в течение периода.
  • Сумм наличности, полученныхот покупателей.
  • Средств, внесенных в качестве разменной монеты.
  • Чеков, оплаченных безналичным расчетом с использованием карт.
  • Сумм, выданных в виде возврата (если данная модель ККМ имеет указанную функцию в отчете).
  • Величины остатка денежных средств в кассе.
  • Наличия отложенных чеков.
  • Выделенных налогов и предоставленных скидках.

Но что же делать, если при снятии зет отчета (z-отчета) кончилась бумага, или она замялась, ее замотало, или она не допропечаталась, и тд.

В процессе работы с техникой ККМ контролирующая функция отчета используется кассиром для действий:

  • Контроля закрытия смены Z-отчетом предыдущим кассиром.
  • Проверки данных кассы о дате или времени в начале открытия смены.
  • Контроля проведения чека по кассе при сбое в электросети в момент печати чека.
  • Подтверждения записи суммы при получении чека с надписью «документ недействителен»
  • Предоставления данных руководителю или старшему кассиру по их обоснованных запросам.

Формирование текущих Х-отчетов производится работником, отвечающим за ведение операций открытой кассовой смены или другим уполномоченным на действие лицом. Отчет имеют право распечатывать лица:

  • Кассиры, трудоустроенные на должность и имеющие договор о материальной ответственности (условие необязательное и устанавливается по усмотрению работодателя).Другие работники предприятия даже на время перерывав работе кассира не имеют права обслуживать ККМ. Кассир должен иметь разрешение на печать Х-отчетов.
  • Администраторы, старшие кассиры, имеющие пароль доступа к режиму формирования отчета без гашения выручки.Право предоставляется руководителем.
  • Специалисты сервисного центра ЦТО при наладке или устранении поломок. Доступ к технике производится по заявке руководителя или ответственного лица.
  • Инспекторы налоговых органов при проверке соответствия наличности и документов кассы ККМ при согласии руководителя и через лиц, имеющих доступ.

Ряд предприятий ограничивает возможности кассиров получения данных текущего состояния кассы. При запрете допуска к ККМ устанавливается пароль, не совпадающий с паролем кассира для ведения работы и личной идентификации.

Ограниченный доступ объясняется особенностью внутреннего распорядка и устанавливается для устранения ситуаций:

  • Предотвращения хищений наличности.
  • Оприходования излишков денежных средств.
  • Погашения недостач при их выявлении в текущем обороте.

При отсутствии возможности у кассира бесконтрольного снятия Х-отчета предотвращаются ситуации обсчета покупателей и хищений излишков наличности из денежного ящика.

Здесь принят следующий алгоритм действия кассира.

Пишется объяснительная что данного числа при гашении номер такой произошло замятие, обрыв, … в результате чего зет отчет распечатался в одну черную строку (при заклинивании бумаги в одном положении), он смялся и распечаталось лишь его начало, бумага закончилась и он распечатался не полностью.. и тд.

Здесь нужно будет проверит все же касса погасилась или нет.

1. После устранения проблем в работе кассы – нужно снять x-отчет и посмотреть обнулилась – погасилась ли касса или нет.

Т.е есть почти целый зет отчет всего лишь без нижнего клише – но аппарат посчитал что произошел сбой и операцию не дозавершил. Это во многом зависит от производителя контрольно кассовой техники, алгоритм работы в разных кассовых аппаратах достаточно различен. Но обычно если в зет отчете есть жирная черта и/или с/буква «Ф», т.е распечатался зет отчет с фискальным признаком то касса погасилась, даже если подвал зет отчета не допечатался до конца.

Обратно же гадать не нужно – нужно снять X-отчет и проверить обнулилась ли касса или нет, и в дальнейшем стараться не допускать проблем с бумагой в момент гашения аппарата. Т.е. просто исполнять Типовые правила кассира. Обязанности кассира при осуществлении денежных расчетов с населением. 

2. Если касса же не обнулилась (висят суммы) — заправляем кассу бумагой, проверяем ее работоспособность – снятием того же самого икс-отчета и гасим – снимаем z-отчет по новой. Это простой и идеальный случай.

Нужны ли Z-отчётности при онлайн-кассах

Документ, аналогичный отчёту с гашением, предусмотрен и в кассовых аппаратах нового образца. Отчёт кассира-операциониста по онлайн-кассе привязан к промежутку времени в 24 часа. ФЗ №54 (п.2, ст. 4.2) об использовании контрольно-кассовой техники гласит, что такое ограничение связано с запретом на формирование кассовых чеков по истечении этого временного периода с момента составления другой отчетности – об открытии смены.

Когда формируется Зет-отчётность (о закрытии сессии) в это время в онлайн ККТ уже не происходят процессы, связанные:

  • С обнулением сведений.
  • С фиксированием в фискальной памяти итогового результата.

Отчётность в налоговую структуру направится автоматически. Если подтверждения от неё нет, ККТ направит её повторно.

Зет-отчётность обладает рядом особенностей:

  • Каждый документ имеет порядковый номер. В журнале кассира-операциониста не должно быть пропусков.
  • Повторное формирование или отмена невозможна: чек уже зафиксирован в фискальной памяти техники и на контрольной ленте.
  • Если на ККМ не было операций в течение суток, снимают нулевую отчётность.
  • На протяжении рабочего дня разрешено формировать любое количество Зет-отчётности. Каждый чек снимается отдельно.
  • Когда кассовый документ распечатан, его нельзя снимать повторно, пока не завершится текущая операция по кассе.

Важно! Самый первый чек, формируемый в налоговой службе при регистрации кассовой машины, там и остаётся. Это не повлияет на правильное оформление журнала кассира-операциониста.

Если забыли закрыть смену на онлайн кассе | ПрофКассервис

Если кассир забыл закрыть смену в онлайн-кассе, продолжительность которой уже свыше 24 часов, то чтобы не получить наказания от налоговой инспекции главное не пробивать чеки.

Согласно п.2 статьи 4.3 ФЗ-54 продолжительность смены на онлайн-кассе не должна превышать 24 часов.

Примечание: Кассовой сменой принято считать временной промежуток, начинающийся с момента формирования отчета об открытии и до составления отчета о завершении рабочего дня.

Таким образом, перед началом работы кассиру необходимо составить отчет об открытии, а по окончании дня – о закрытии смены. После этого происходит обнуление итогов за день, а оператору фискальных данных (ОФД) отправляются сведения о продажах за рабочие сутки.

Что будет, если не закрыть смену

 Однако встречаются ситуации, когда кассиры по разным тому причинам забыли закрыть смену на онлайн кассе или не смогли сформировать отчет о закрытии. Это приводит к нарушению кассовой дисциплины, ведь продолжительность работы на кассе составит больше суток.

Как известно, работа фискального накопителя может быть заблокирована в случае, если продолжительность смены на онлайн-кассе превысит 24 часа.

В таком случае онлайн касса, смена которой не закрыта, перестает проставлять фискальный реквизит на чеках, и соответственно отправлять их оператору фискальных данных (ОФД).

Как правило, в режиме блокировки функциональные возможности аппарата ограничены и позволяют только сформировать отчет о закрытии кассы.

Что делать, если касса заблокировалась

Чтобы выйти из состояния так называемой блокировки, кассиру-операционисту необходимо устранить причину, которая привела к такой ситуации.

 В данном случае нужно как можно скорее закрыть смену, сформировав отчет о закрытии кассы (х-отчет, z-отчет).

Как закрыть кассовую смену на онлайн-кассе

 Алгоритмы действий по закрытию смены на каждом кассовом аппарате могут быть разными.

 Но в целом, чтобы осуществить закрытие и напечатать отчет, необходимо выполнить ряд несложных действий: зайти в раздел «Закрытие кассы» и выбрать «Закрыть смену». После этого, касса самостоятельно начнет печатать отчет о закрытии.

После того, как касса будет закрыта, кассир-операционист может открыть новую смену и продолжать работу на онлайн-кассе в обычном режиме.

Узнает ли об этом налоговая инспекция

С внедрением новых онлайн-касс налоговая инспекция узнает о нарушении незамедлительно с помощью оператора фискальных данных (ОФД). Когда кассир-операционист сформирует отчет о закрытии смены, кассовый аппарат отправит его оператору фискальных данных, который будет обязан переслать его в ФНС России.

отчета покажет налоговикам, когда была открыта кассовая сессия, и когда произошло ее закрытие.

Ответственность за нарушение

Закрытие смены по истечении 24 часов трактуется как нарушение правил применения ККТ.

Так, согласно п. 4 статьи 14.5 КоАП существует мера наказания за подобные действия в виде денежного штрафа или предупреждения.

 Если сотрудники забыли закрыть смену на онлайн кассе, но чеки не выбивали, то серьезного нарушения в этом нет.

 В последнем случае, возможно применение следующих административных штрафов: для юридического лица – от 5 000 до 10 000 руб.; для должностного лица или ИП – от 1 500 до 3 000 руб.

 Иногда есть возможность избежать денежного наказания, отделавшись предупреждением или хотя бы снижением размера штрафа. Для этого, необходимо предоставить налоговой инспекции доводы о не злоумышленном действии, а о чрезвычайной ситуации, произошедшей не по вине должностного лица или написать ходатайство.

По правилам Налогового кодекса, чтобы избежать применения жестких санкций, руководитель юридического лица или индивидуальный предприниматель должен самостоятельно сообщить в налоговую инспекцию о произошедшем нарушении. Желательно до того, как инспекция получит данные от ОФД.

Источник

Z-отчет утрачен, как быть?

В жизни все может случиться, и даже невосполнимый отчет с гашением может оказаться по какой-то причине не оформленным в журнал, как следует. Это чаще всего случается:

  • с неопытными работниками, по незнанию выбрасывающими такой важный чек;
  • вследствие ремонта аппарата, когда отчет пробивает мастер для проверки, не всегда его догадываются сохранить;
  • если чек не пропечатался из-за поломки кассы, неполадок с лентой или бумагой, аварийного отключения электроэнергии;
  • если чек утерян;
  • когда документ порвался, затерся, был залит или испорчен как-то иначе.

Отсутствие Z-отчета грозит предприятию крупными штрафами. Чтобы избежать их, нужно сразу при обнаружении утраты «зетки» выполнить предписанные законом процедуры.

Последовательность действий при обнаружении утраты отчета с гашением

  1. Составить акт утраты Z-отчета (подписать его должны кассир смены, старший кассир, если он есть, бухгалтер фирмы и представитель администрации).
  2. Обязать кассира предоставить объяснительную записку, в которой будут освещены время и обстоятельства утраты отчета, а также причины, по которым требуемые сведения не были занесены в кассовый журнал.
  3. Добиться получения фискального чека по данным ЭКЛЗ, подтверждающего выручку за смену с утраченным Z-отчетом. Для этого придется вызвать технического специалиста из центра обслуживания ККМ.
  4. Снятый за требуемый период фискальный отчет оформить в журнале кассира вместо утраченного Z-отчета.

ВАЖНО! Руководитель имеет право наложить наказание на кассира, виновного в утрате документа строгой отчетности, если сочтет нужным по итогам его объяснительной записки. Увольнение за такой проступок не положено, но выговор или устное предупреждение вполне вероятно

Кассовые операции при использовании онлайн-кассы

Никаких данных вносить вручную не придется, они все фиксируются в течение дня контрольно-кассовой машиной, требуется лишь выполнить последовательность действий, чтобы аппарат сам посчитал нужные данные, и вывести их на печать. Поскольку после этого, тоже автоматически, происходит обнуление кассы. То такой отчет иногда называют «отчетом с гашением».

Многие кассы также настроены на блокирование функционирования после истечения срока 24 часов. Если вовремя отчет данного формата не сделан, аппарат блокируется. Это требование зафиксировано в законодательстве и подзаконных актах, регулирующих сферу торговли и услуг, использующих ККМ.Зная, как сделать Z-отчет, кассир помогает себе и бухгалтерии грамотно выполнить и ряд других задач по стандартному документообороту. На основе этого отчета оформляется журнал операциониста, справка кассира, ведутся операции по оприходованию средств и т. д.

Важно

Расходы на приобретение материальных ценностей в магазинах, канцелярские расходы, командировочные расходы и др. могут оплачиваться наличным путем через подотчетных лиц. Подотчетными лицами являются сотрудники организации, получившие под отчет наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-управленческие или командировочные расходы. Полученные под отчет денежные средства разрешается расходовать только на те цели, на которые они выданы.

В программе 1С информация о подотчетных лицах заносится в предназначенный для этого справочник. Выдача денежных сумм подотчетному лицу оформляется специальным документом с установленным видом оплаты. Информация о том, каким образом были израсходованы выданные под отчет суммы, заполняется с помощью документа «Авансовый отчет».

Кассовые документы

Порядок ведения кассовых операций в РФ установлен Указаниями Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Согласно этому документу, кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами (ПКО), расходными кассовыми ордерами (РКО). По каждому ПКО и каждому РКО вносятся записи в кассовую книгу. Такой порядок сохранится и после перехода на новые ККТ с функцией передачи данных в налоговые органы.

Унифицированные формы кассовых документов приведены в Постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, которое продолжает действовать в настоящее время и должно применяться в дальнейшем — уже после перехода на онлайн-кассы.

Любая организация вне зависимости от системы налогообложения обязана вести кассовую книгу (форма № КО-4), если получает или расходует наличные деньги (п. 1, 4, 4.6 Порядка ведения кассовых операций). От ведения кассовой книги не освобождает даже ежедневная сдача выручки в банк, в том числе через инкассаторов.

Если обособленное подразделение организации получает или расходует наличные денежные средства, оно также обязано вести кассовую книгу. При этом наличие или отсутствие расчетного счета у обособленного подразделения не играет никакой роли (письмо Банка России от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255).

Обособленное подразделение (ОП) в срок, установленный руководителем организации, передает в головное подразделение:

  • либо отрывные экземпляры листов кассовой книги — когда кассовая книга ОП заполняется от руки;
  • либо распечатанные на бумаге вторые экземпляры листов кассовой книги — если кассовая книга ОП заполняется на компьютере.

Остаток наличных денег в кассе на конец дня не должен превышать лимит, установленный организацией (п. 2 Порядка ведения кассовых операций). Это правило не распространяется на ИП и на организации — субъекты малого предпринимательства, которые могут хранить в кассе любую сумму наличных денег.

Формулы для расчета лимита остатка наличных денег в кассе приведены в Приложении к Указаниям Банка России № 3210-У.

Действующими нормативными актами, регулирующими применение ККТ, не предусмотрено наличие остатка денежных средств (разменной монеты и купюр) в денежном ящике ККТ ни на начало рабочего дня, ни на конец рабочего дня. Поэтому перед началом рабочей смены кассир выдает кассиру-операционисту разменные деньги.

Таким образом, по-прежнему при отсутствии старшего кассира для выдачи разменной монеты достаточно расходного кассового ордера, а при наличии старшего кассира — необходимо, помимо оформления РКО, вести книгу по форме КО-5.

Торгуйте по новым правилам. Подключитесь к Контур.ОФД сейчас и 3 месяца бесплатно передавайте данные в ФНС.

Ответы на актуальные вопросы по X-отчету

Рассмотрим ответы на наиболее часто возникающие вопросы по теме:

Вопрос №1. Как можно проверить точность необнуляемого остатка, если суммы по Х-отчету в конце дня и после открытия смены не совпадают?

Данные Х-отчета не могут использоваться для контроля необнуляемого остатка. Показатель контролируется на основании Z-отчета или печати данных ЭКЛЗ.

Вопрос №2. Может ли постороннее к ведению расчетов по ККМ лицо, менеджер, попросить распечатать Х-отчет?

Доступ к текущим данным движения денежных средств и остатков в ящике ККМ имеют лица, уполномоченные руководителем. Получить оперативные сведения, например, о продаже конкретного товара, можно через администратора или иное лицо, имеющее право получения данных.

Вопрос №3. Согласно внутреннему распорядку предприятия кассир должен распечатывать Х-отчет сразу после открытия смены. Какой штраф налагается, если отчет снят после проведения чека по кассе?

Порядок снятия Х-отчетов не регламентируется законодательством. Документ является ознакомительной формой и используется для внутреннего контроля. Порядок снятия отчета определяется предприятием, за нарушение которого штраф не предусмотрен.

Вопрос №4. В результате внесения разменной монеты произошло расхождение данных в Х- иZ-отчетах. Является ли это нормой или необходимо произвести дополнительные операции?

Внесение в денежный ящик разменной монеты не является выручкой от проведения торговых операций. Сумма приходуется в ящик операцией «внесение» в начале кассового дня и будет отражаться в Х-отчете до конца смены и проведения операции «выдачи». При закрытии смены после выдачи разменной монеты сумма не будетпроходить по Z-отчету.

Вопрос №5. Как часто можно печатать Х-отчет? После формирования обзорного отчета возникла необходимость в печати подробных отчетов по товарам.

Отчеты для контроля текущего состояния кассы могут производится при необходимости неоднократно с разными настройками. Для каждого вида показателей программируются свои комбинации клавиш.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий