Электронные системы документооборота

Содержание

Расчет экспертов минимальной тарифной ставки рабочего первого разряда на 2007 год

Показатель2007 год
I кв.II кв.III кв.IV кв.Средняя за год
Месячная тарифная ставка рабочего первого разряда27002822286428782816
Индекс роста цен, %1,0451,0151,0051,013

Для расчета среднего тарифного коэффициента используется следующая структура штатного расписания тепловых сетей, отраженная в таблице 2.

Таблица 2

ПрофессияЧисленностьОклад 5 разряда
Изолировщик на термоизоляции209000
Электрогазосварщик209500
Слесарь по обслуживанию тепловых сетей209000
Оператор теплового пункта289000
Всего88

Для котельной структура штатного расписания отражена в таблице 3.

Таблица 3

ПрофессияЧисленностьОклад 5 разряда
Оператор котельной2210 000
Электрогазосварщик159 500
Машинист насосных установок2210 000
Аппаратчик химводоочистки129 500
Лаборант химводоанализа29 200
Электромонтер по обслуживанию электрогазооборудования2210 000
Слесарь по контрольно- измерительным приборам159 500
Слесарь по ремонту оборудования229 000
Всего132

Численность рабочих котельной составляет 132 человека, численность рабочих тепловых сетей — 88 человек.

Средний оклад рассчитывается исходя из общего фонда оплаты труда, деленного на количество работников. Таким образом, средний оклад основного рабочего составляет:

  • в тепловых сетях — (9000 x 3 + 9500) / 4 = 9125 руб.;
  • в котельной — (10 000 x 3 + 9500 x 3 + 9000 + 9200) / 8 = 9588 руб.

Экономический смысл тарифного коэффициента заключается в том, чтобы определить, во сколько раз тарифная ставка данного разряда больше тарифной ставки первого разряда, коэффициент которого принимается за единицу. Средний тарифный коэффициент — показатель среднего уровня квалификации работников, заработная плата которых считается по данным тарифным ставкам. Для расчета тарифного коэффициента средний оклад основного рабочего делится на минимальную тарифную ставку рабочего первого разряда.

То есть тарифный коэффициент равен:

  • тепловые сети — 9125 / 2816 = 3,24;
  • котельная — 9588 / 2816 = 3,40.

Получив средний тарифный коэффициент, можно рассчитать среднюю тарифную ставку. Для этого средний коэффициент умножается на минимальную тарифную ставку рабочего первого разряда.

Пусть средняя тарифная ставка одного производственного рабочего составляет:

  • теплосети — 3,24 x 2816 = 9123,8 руб.;
  • котельная — 3,40 x 2816 = 9574,4 руб.

Теперь возможно распределить фонд оплаты труда производственных рабочих двух подразделений теплового хозяйства тепловых сетей и котельной.

ФОТ производственных рабочих тепловых сетей составляет:

ФОТ = С x Ч,

где С — среднемесячная ставка основного рабочего;

Ч — численность.

Фонд оплаты труда подразделения составил:

  • тепловые сети — 9123,8 x 88 = 802 894,40 руб.;
  • котельная — 9574,4 x 132 = 1 263 820,80 руб.

Эти величины в дальнейшем войдут в расчет необходимой валовой выручки, который определяет тариф на отпуск и передачу тепловой энергии.

В заключение хотим добавить, что раздельный учет на предприятии позволит документированно обосновать затраты, принимаемые для расчета тарифа, и отстоять произведенные расчеты в РЭК.

И.И.Степанова

Эксперт

отдела аудита

«Консультационной

Виды систем электронного документооборота

Сравнение сервисов электронного документооборота

Для более наглядной демонстрации систематизируем всю информацию в виде таблицы:

Критерий/Продукт «СБИС» «Контур.Диадок» «Synerdocs» «Контур.Экстерн»
Минимальный тариф, руб./год 500 900 2050 1200
Кол-во документов в тарифе 200 100 300 Неограниченно, но только гос. органы
Возможность дистанционной сдачи отчётности в «ФНС», «ПФР», «ФСС», «Росстат» Есть, но не при минимальном тарифе (+1700 р.) Есть Есть Есть
Демо-режим Есть Есть Есть Есть
Интеграция с «1С» и стоимость, руб./год Есть, бесплатно при тарифе от 6000 Есть, 11800 модуль + 2300 настройка Есть, бесплатно при тарифе от 6300 Есть, бесплатно, но только включает работу с отчетностью
Мобильное приложение Есть Есть Есть Есть
Готовые решения для конкретных видов деятельности Есть Нет Нет Нет

Программный продукт «DocSpace» не был рассмотрен в данной таблице, т.к. относится к бизнесу с высоким уровнем развития и характеризуется наибольшей степенью автоматизации, необходимостью более детальной персонализированной настройки. Стоимость внедрения может достигать миллионов рублей, что делает решение недоступным для малых предприятий.

С точки зрения доступного функционала и дальнейшего развития бизнеса в будущем, то наибольший интерес из сервисов вызывает «СБИС». Если необходима минимизация затрат, выбирайте «Контур.Диадок» или «Synerdocs». Хотите ограничиться отправкой отчетности? Тогда есть смысл более детально изучить «Контур.Экстерн»

документооборот
сервисы

Основные понятия

Описывая эту систему, необходимо уделить внимание базовым понятиям, которые ее характеризуют. Во-первых, это делопроизводство

Под ним понимают перечень мероприятий по организации документооборота на отдельно взятой фирме или предприятии, в целом, в государстве. Также термин используют, чтобы описать конторскую практику, подразумевающую формальный перечень правил для работы с бумагами.

Во-вторых, это непосредственно сам электронный документ. Его создают с помощью компьютерной обработки информации, хранят в файле соответствующего формата. Для подтверждения его подлинности традиционно используется электронная подпись.

В-третьих, необходимо разобраться с тем, что вообще такое документооборот. К этому понятию относят систему интерпретации, формирования, приема, передачи и архивации документов с последующим контролем над их выполнением, охраной от нелегитимного доступа.

Отличие отечественного делопроизводства от западного

Исторически, делопроизводство в разных странах складывалось по-разному. Точнее, в зависимости от менталитета и культуры того или иного народа с годами создавалась и соответствующая система документоведения.

Советская система делопроизводства характеризовалась, прежде всего, строгой вертикальной направленностью. Т. е. все документы, поступающие в организацию, после регистрации направлялись на доклад к руководителю. После рассмотрения документа руководитель накладывал резолюцию, в которой указывал ответственного исполнителя. Далее документ попадал к ответственному исполнителю, который либо исполнял документ, либо направлял его на исполнение своим подчиненным, и таким образом документ, обрастая резолюциями, двигался вглубь к основанию иерархии. После того, как документ исполнялся, он совершал обратный путь снизу на самый верх, где и докладывалось об его исполнении.

Западное же делопроизводство тяготеет к горизонтальной схеме. Это когда поступающие в учреждение документы сразу направляются исполнителям без доклада “наверх”.

Еще одним принципиальным отличием нашей делопроизводственной практики от западной есть наличие органа, контролирующего исполнение документа. Перед тем как отправить документ ответственному исполнителю, он ставится на контроль в делопроизводстве учреждения. Т. о. третье лицо – делопроизводитель — всегда знает, у кого находится документ на исполнении и когда он должен быть исполнен.

Именно эти два принципиальных отличия и определяют разницу в подходах ведения делопроизводства у нас и на западе.

Поэтому автоматизация делопроизводства в пост советских странах, равно как и в Украине, при применении западных систем автоматизации должна вестись с учетом этих принципиальных отличий. 

Промышленная эксплуатация

Что такое электронный документооборот, и какие виды ЭДО бывают?

Еще буквально лет 5-ть назад такое понятие как “система электронного документооборота” можно было очень редко встретить. Постепенно с внедрением компьютерных технологий в нашу жизнь и стал внедряться обмен данными, не используя бумажных носителей.

Электронный документооборот в России представляет собой современную технологию, позволяющую значительно упростить процессы на предприятии, сократить время поиска и формирования документов и так далее.

Итак, давайте рассмотрим основные понятия, с которыми нам придется столкнуться в данной статье.

Делопроизводство — это комплекс мероприятий по организации оборота документов на предприятии. Оно имеет определенный алгоритм, свод правил и различные направления. Так во многих организациях можно различать такие виды, как кадровое делопроизводство, производственное и так далее. По своей сути это документационное обеспечение.

Электронный документ — это документ, созданный при помощи компьютерных технологий, который может быть подписан электронной подписью и храниться в виде файла специализированного формата на компьютере либо в сети (локальной или на просторах Интернета).

Документооборот — это большая система создания, интерпретации, приема, передачи, архивации документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа. Документооборот может быть как простым (на бумажных носителях), так и электронным.

Ну и наконец, электронный документооборот — это совокупность автоматизированных процессов в работе с документами, осуществляемая в электронном виде, несущая в себе концепцию “безбумажного делопроизводства”.

Электронный документооборот может быть как в организации, так и между организациями.

Давайте рассмотрим, какие виды документооборота бывают:

  1. Производственный документооборот;
  2. Управленческий документооборот;
  3. Архивное дело (совокупность процедур архивации документов);
  4. Кадровое дело (совокупность процедур кадрового документооборота);
  5. Бухгалтерский документооборот;
  6. Складской документооборот;
  7. Секретное (конфиденциальное) делопроизводство;
  8. Технический и/или технологический документооборот и др.

Очевидно, что систем документооборота может быть столько, сколько процессов охватывает предприятие. Возможно, что, например, кадровое и бухгалтерское делопроизводство будет отсутствовать в вашей организации, так как вы будете осуществлять данный учет, прибегнув к услугам аутсорсинговой компании и так далее.

Какие же задачи выполняет ЭДО?

  • обеспечивает прозрачность деятельности организации и эффективность управления, за счет автоматического контроля выполнения задач на предприятии;
  • осуществляет поддержку соответствия международным стандартам качества;
  • оказывает поддержку эффективному накоплению, управлению и доступу к информации и знаниям. Обеспечивает кадровую гибкость за счет хранения всей истории деятельности сотрудника на предприятии;
  • производит протоколирование всех процессов;
  • оптимизирует и автоматизирует бизнес-процессы и механизмы их выполнения и контроля на предприятии;
  • за счет исключения бумажных документов из оборота происходит большая экономия ресурсов путем сокращения издержек на бумагу, картриджи. Благодаря ЭДО предприятию легче контролировать движение документов по каналам организации;
  • упрощает и удешевляет хранение документов за счет электронного архива.

Таким образом, мы рассмотрели с вами основные понятия и виды ЭДО, а также задачи, которые решает данная система.

EMC Documentum

Данная платформа для автоматизации процессов документооборота разработана мировым лидером IT-индустрии, компанией EMC. Мощный функционал вкупе с гибкой настройкой отдельных инструментов делают EMC Documentum лучшей иностранной СЭД из доступных на российском рынке.

Плюсы

  • Высокая степень удобства управления проектно-конструкторскими документами.
  • Внедрение механизма check-in/check-out, позволяющего управлять распределением прав доступа.
  • Наличие функции, позволяющей реализовывать процедуру согласования на нескольких уровнях.
  • Поддержка устройств сканирования и распознавания документов.

Минусы

  • Работа только с браузером Internet Explorer.
  • Отсутствие в открытом доступе технической и практической документации по системе.
  • Частые «тормоза» и лаги при высокой загруженности системы.

Сколько стоит?

Фиксированных цен на использование данной платформы нет. Стоимость ее внедрения обговаривается индивидуально с каждым заказчиком.

Document Management System

Преимущества и недостатки ЭДО

Часто задаваемые вопросы

Все ли документы надо отправлять через электронную систему?

Нет. При помощи электронного документооборота вы будете отправлять только те документы, которые именно таким образом отправить удобнее всего. Обычно это акты выполненных работ, налоговые накладные, иногда договора и т.д. Здесь все зависит только от ваших потребностей и удобства.

Оплата отправки производится за документ или страницу?

Вы оплачиваете, и система фиксирует отправку именно документа. Даже если в вашем документе много страниц, он считается как одна единица к оплате.

Насколько это безопасно?

Электронный документооборот полностью безопасен. Причем, сервис, предоставляющий услугу, несет ответственность за обеспечение безопасности.  Для этого используется цифровая подпись, шифрование данных, защищенный канал связи. Уровень безопасности примерно такой же, как и в привычных вам сервисах банк-клиент.

Если у нас установлена 1С, все ли пользователи смогут получить доступ к электронному документообороту?

Нет. Помимо ограничения прав доступа в самой учетной системе, для работы с электронными документами подключение ограничивается одним сеансом на одном компьютере. Для доступа с другого компьютера потребуется подключение с нуля со всеми паролями и другими методами защиты.

Можно ли использовать электронный документооборот без электронной подписи и подключения к платным сервисам?

Нет. Подпись и применение сервиса документооборота, прошедшего государственную сертификацию, являются необходимыми для того, чтобы ваш документооборот получил юридическую силу. Вы можете, конечно, отправлять любыми методами по любым каналам вашим клиентам документы без электронных подписей. Но они не считаются документооборотом. Это не более чем копии для ознакомления. В этом случае вам понадобится подтверждать их всегда бумажными оригиналами.

Настолько сложно пользоваться электронным документооборотом?

Сложности могут возникнуть только на этапе подключения. Но для решения этого вопроса обычно привлекают специалистов. Сам процесс использования прост и удобен. Руководитель (ответственное лицо) проверяет документ, нажимает кнопку «подписать» и «отправить». Т.е. отправка документов становится много проще, чем даже при обмене сканами по электронной почте.

А что делать, если мой клиент не использует площадку, которой пользуюсь я?

У вас есть два варианта. Можно подключить контрагента к вашей площадке, например, за ваш счет.  Либо можно узнать, имеется ли между вашими системами электронного документооборота возможность интеграции. Если да, просто воспользоваться этим сервисом. Тогда документ будет передаваться по схеме: от вас – в вашу систему – потом в систему получателя – и, наконец, лично к получателю. На скорость получения документа или сложность использования системы это никак не повлияет.

Справочная информация

ДокументыЗаконыИзвещенияУтверждения документовДоговораЗапросы предложенийТехнические заданияПланы развитияДокументоведениеАналитикаМероприятияКонкурсыИтогиАдминистрации городовПриказыКонтрактыВыполнение работПротоколы рассмотрения заявокАукционыПроектыПротоколыБюджетные организацииМуниципалитетыРайоныОбразованияПрограммыОтчетыпо упоминаниямДокументная базаЦенные бумагиПоложенияФинансовые документыПостановленияРубрикатор по темамФинансыгорода Российской Федерациирегионыпо точным датамРегламентыТерминыНаучная терминологияФинансоваяЭкономическаяВремяДаты2015 год2016 годДокументы в финансовой сферев инвестиционной

Критерии выбора системы электронного документооборота

Критерии выбора системы электронного документооборота во многом зависят от потребностей и возможностей организации. Детальный состав критериев должен
определяться непосредственно на основании бизнес целей и технических целей процессов документооборота.

Помимо детальных критериев, организация должна использовать и обобщенные критерии, которые связаны с видами систем электронного документооборота и
применяемыми технологиями.

К таким обобщенным критериям относятся:

«зрелость» системы электронного документооборота. Необходимо оценить уровень «зрелости» выбираемой системы. Такая оценка позволит понять, как долго
система существует на рынке, какое количество организаций применяет эту систему, существуют ли обновления системы. Если система новая, и только вышла на
рынок, то существует большая вероятность ошибок в работе системы. Это может привести к проблемам в ходе эксплуатации системы электронного документооборота.

соответствие стандартам отрасли. В различных видах деятельности существуют свои стандарты, прямо или косвенно влияющие на документооборот организации
При выборе системы необходимо обращать внимание, каким образом требования этих стандартов учитываются в системе электронного документооборота. соответствие целям и критическим факторам успеха
При выборе системы необходимо учитывать степень соответствия целям организации

Важно, чтобы система
максимально соответствовала целям и ключевым требованиям организации. Если система не соответствует требованиям, то необходимо изменить выбор системы, но
не менять ключевые требования и цели

Организация может изменить часть требований под конкретную систему документооборота, но только если эти требования не
являются критическими для процессов организации.

уровень технической поддержки. Этот критерий относится к выбору поставщика системы электронного документооборота. Необходимо оценить уровень технической
поддержки системы, как во время внедрения, так и во время эксплуатации системы.

масштабируемость системы. Этот критерий выбора важен с точки зрения расширения деятельности организации. При увеличении объемов работ и расширении базы
пользователей системы она должна позволять организации масштабировать решения.

доступность системной документации. Помимо пользовательской документации для организации может быть важным иметь доступ к документации по администрированию
или изменению настроек системы.

защита системы. При выборе системы электронного документооборота необходимо обращать внимание на применяемые меры обеспечения безопасности в системе. У
организации могут существовать свои требования по политике безопасности и конфиденциальности данных. Выбираемая система должна позволять настраивать доступ к
информации и документам в соответствии с политикой безопасности организации.

отказоустойчивость системы. Для некоторых организаций время простоя системы электронного документооборота может быть критическим фактором. При выборе
системы необходимо обращать внимание, сколько времени может потребоваться на восстановление системы в минимальной рабочей конфигурации.

стоимость владения. При выборе системы необходимо учесть общую стоимость владения системой: стоимость покупки лицензий, стоимость администрирования,
стоимость расширения системы, стоимость технической поддержки и обновления, стоимость аппаратного обеспечения и пр.

Данные критерия включают в себя наиболее общие аспекты выбора системы электронного документооборота. Для разработки полного состава критериев необходимо
привлекать многие подразделения организации: руководство, юридическую службу, ИТ подразделения, технических специалистов, специалистов по документообороту
и пр.

Осложнения при введении электронного документооборота в организации

Несмотря на все достоинства электронного документооборота перед бумажным, находятся факторы, осложняющие его введение в организацию. К таким факторам относятся следующие:

  • низкая образованность персонала и нежелание развиваться;
  • нежелание работать с компьютером;
  • нестабильность структуры организации, вследствие чего образцы документов постоянно меняются;
  • необходимость подтверждения документов подписью и печатью;
  • потребность совмещения электронной документации с бумажной.

Несмотря на осложнения, лучше всё-таки перейти на ведение делопроизводства в электронном виде. Прогресс не стоит на месте, и бумажные носители всё менее востребованы. Идти в ногу со временем – одно из условий успешного развития организации

Для перехода стоит обратить внимание на уже существующие СЭД. Самыми впечатляющими их них являются системы электронного документооборота организации Таграс и «СЭД Практика»

Они обладают высоким уровнем автоматизации и слаженности. «Практика» – это программный продукт компании «Системы документооборота», а «Таграс» принадлежит организации, по имени которой и назван.

Примерная Инструкция по делопроизводству в организации

Каждая организация должна разработать и утвердить индивидуальную Инструкцию по делопроизводству в организации. Пункты в ней могут разниться в зависимости от направления деятельности предприятия. Но можно привести примерную типовую Инструкцию, которая может стать шаблоном для разработки своего варианта.

Начинать следует с «шапки», в которой следует указать дату, номер документа и данные того, кто утвердил Инструкцию. Затем идут «Общие положения».

1. Общие положения

1.1 Типовая инструкция создается для обеспечения документооборота на предприятии, повышения эффективности и нормализации производственных, финансовых и прочих процессов.

1.2 Документ распространяется на организацию всех видов документов, на каком бы носителе они не были представлены.

1.3 Цель руководства предприятия — совершенствовать организацию делопроизводства благодаря внедрению технического и программного оснащения.

2. Требования к организации документооборота и делопроизводства

2.1 Создание номенклатуры дел и присвоение каждому делу своего уникального номера.

2.2 Рассмотрение, анализ каждого документа, систематизация информации.

2.3 Обязательный ответ на деловые письма в рамках деловой этики.

2.4 Своевременная регистрация дел, передачи их в архив и утилизация со временем.

3. Особенности оформления некоторых видов документации

3.1 Приказы и распоряжения передают решения нормативного характера и визируются руководителем предприятия или начальниками отделов.

3.2 Документация печатается на специальном бланке и должна иметь заголовок, дату подписания, номер.

3.3 Положение включает в себя свод правил, которых нужно придерживаться для функционирования предприятия

3.4 Протокол состоит из записей, которые были сделаны во время заседания, совещания

3.5 Служебные письма обязательно должны быть систематизированы и внесены в специальный Журнал.

4. Прием и обработка документации

4.1 Все документы, которые создаются или поступают на предприятие, проходят первичную обработку, первичное рассмотрение, регистрацию, передаются на рассмотрение руководству, а после — исполнителям.

4.2 Если документ не адресован конкретно руководству, а пришло на имя предприятия, то сперва его рассматривает секретарь, а уже потом оно переходит на рассмотрение директору.

4.3 Если документ поступает на электронном носителе, то к нему обязательно должно идти сопроводительное письмо с текстом написанного в документе.

5. Организация хранения дел

5.1 От момента создания или передачи дела на предприятие и до его сдачи в архив оно хранится в отделе делопроизводства.

5.2 За сохранность информации отвечает руководитель предприятия и начальники отделов.

5.3 Выдача дел совершается только под расписку на установленный срок.

5.4 После истечения срока хранения дела передаются в архив.

Дополнить Инструкцию можно шаблонами бланков документов.

История развития

Низкая эффективность бумажного документооборота была очевидна уже давно, но СЭД начала активно развиваться только в конце XX века. С этого момента переходить на электронный документооборот начали правительства многих стран и крупные компании. В 2000 году рост системы ЭД был зафиксирован на отметке в 89%. Это был период интенсивного развития интернет-технологий на планете.

Тогда же стала очевидной основная проблема внедрения этой системы. Это нежелание консервативно настроенной части общества к коренным изменениям, инертность их мышления.

Со временем проблемы удавалось решать, в том числе за счет роста количества компьютеров в компаниях. Именно бизнес первым стал переходить на принципиально новые модели управления и документооборота.

«Контур.Диадок»

Ещё один популярный в России сервис электронного документооборота. Позволяет:

  • формировать и отправлять бухгалтерскую документацию (накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ);
  • автоматически контролировать и проверять документы перед отправкой;
  • распределять входящую документальную корреспонденцию по подразделениям и конкретным сотрудникам;
  • хранить документы в единой базе данных;
  • отправлять отчёты в государственные органы;
  • сверять взаиморасчёты с контрагентами;
  • вести международный ЭДО;
  • интегрировать документооборот с системой «1С».

Так же, как и у «СБИС», имеется бесплатная версия, позволяющая получать входящие документы. А вот для их подписания придётся приобрести ЭЦП, стоимостью от 1 до 3 тысяч рублей.

Все тарифы привязаны к количеству исходящих документов. Для малого бизнеса предусмотрен пакет «Минимальный», рассчитанный на 100 исходящих документов. Стоимость 900 рублей в год. Каждый «пакет» свыше установленного лимита обойдется в 9 рублей.

Наибольший интерес для пользователей продукта «Контур.Диадок» представляет интеграция с «1С». Если у вас типовая конфигурация и версия 7.7, 8.1, 8.2, 8.3, то права на использование модуля будет стоить 11800 рублей/год. Отдельно может понадобиться услуга по установке, настройке и обучению сотрудников работе с модульным программным решением для «1С», что обойдётся в 2300 рублей.

Интеграция «Контур.Диадок» и «1C» позволяет:

  • отправлять и принимать документы в электронном виде непосредственно в системе учета;
  • вести автоматизированную сверку взаиморасчётов с контрагентами.

Таким образом, после установки и настройки модуля практически всю работу по ЭДО можно будет производить в «1С».

Для владельцев нестандартной версии учётной системы (не только продукта «1С», но и «Oracle», «SAP», «Docsvision», «DIRECTUM», «MS Sharepoint») интеграция будет стоить значительно дороже, а конечная стоимость рассчитывается индивидуально для конкретного случая. Аналогичное можно сказать и про взаимодействие с информационными системами ERP-уровня, позволяющие полностью автоматизировать управление всеми ресурсами на предприятии.

У ЭДО «Контур.Диадок» имеется мобильное приложение для смартфонов на «iOS» и «Android», позволяющее просматривать и подписывать документы.

Внедрение

Отдельную тему среди проблем автоматизации вообще, а делопроизводства в особенности, занимает непосредственное внедрение системы. После проведения соответствующего анализа документопотоков и особенностей делопроизводства, выяснения потребностей (объема и глубины автоматизации) и в результате принятия решения о покупке конкретной системы возникает масса проблем этапа внедрения.

Это закупка необходимой техники, установка серверной и клиентских частей ПО, настройка системы на делопроизводство организации, обучение пользователей, первоначальное параллельное ведение бумажного и электронного делопроизводства.

Автоматизация электронного документооборота. Плюсы и минусы ЭДО

Электронный документооборот — это целая информационная система, включающая в себя специализированное программное обеспечение, электронную почту, интернет, локальную сеть и другое.
Электронный документооборот по сравнению с бумажным выглядит намного привлекательнее. Выделим основные преимущества ЭДО.

  • самое простое — снижаются расходы, связанные с затратами на бумагу;
  • экономится время — сотрудники тратят меньше времени, чтобы найти бумажный документ;
  • повышается прозрачность внутренней работы компании — система электронного документооборота дает возможность отслеживать статус документа;
  • ведется личная история каждого файла и сопутствующих ему документов — в любое время можно открыть все необходимые документы, содержащие требования, связанные с различными типами взаимоотношений между компанией и внешними субъектами;
  • оперативно составляются отчеты организации;
  • повышается безопасность данных.

Среди минусов можно отметить дороговизну программного обеспечения и расходы,  которые связаны с обучением сотрудников и оцифровкой всех имеющихся документов.

Требования к ЭД

В рамках ЭДО в цифровом виде передают любые юридически значимые документы. Главное — соблюдать законодательные требования к электронному документообороту, а именно:

  • оформлению;
  • передаче;
  • хранению.
  • материальные, переведенные в электронные образы;
  • изначально создаваемые в цифровом виде.

Это различие определяет способ заверения:

  • «образам» материальных подходит любая ЭЦП;
  • электронным — нужна усиленная.

ВАЖНО!

Цифровые и бумажные документы юридически равнозначны, если иное не установлено законом или договором. Исключения — те, к которым предъявляются повышенные требования к безопасности данных и условиям хранения. На сегодняшний день при использовании ЭДО нет единого подхода и четких законодательных ответов на следующие вопросы:

  • кто может пользоваться электронным документооборотом;
  • каковы требования к его организации и что необходимо, чтобы начать применять в отношениях с третьими лицами;
  • что понимать под ЭД и электронными подписями;
  • надо ли распечатывать документы при электронном документообороте и какие именно;
  • какие могут быть подписаны электронно.

Организации на практике руководствуются:

Документооборот, в зависимости от его вида, регулируется:

  • внутренний — локальными нормативными актами (трудовые договоры с дистанционными работниками, электронные трудовые книжки, иные документы, за исключением случаев, когда для них предусмотрена обязательная бумажная форма);
  • внешний с контрагентами — стороны сами определяют перечень документов, требований к ним, порядку подписания и использования видов ЭЦП (гражданско-правовые договоры и документы, оформляемые в рамках их исполнения);
  • внешний, исполняемый по каналам телекоммуникационной связи с налоговыми органами и органами власти.

В последнем случае действуют НПА ведомств, например:

  • сделка совершается с помощью электронных либо иных технических средств, ее содержание в неизменном виде воспроизводится на материальном носителе;
  • вместо подписи использован достоверный способ удостоверения подписи.
  • обмен документами, подписанными простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью;
  • способ обмена в бумажном или электронном виде (с обязательным последующим обменом подписанными оригиналами).

ВАЖНО!

«DocSpace».

Платформа для ведения электронного документооборота. Программа работает на базе «MicrosoftSharePoint» и позволяет:

  • организовать управленческий документооборот с чётко выстроенной иерархией и уровнями доступа;
  • формировать внутренние распорядительные документы, приказы, служебные и объяснительные записки;
  • вести автоматизированную регистрацию всей входящей и исходящей документальной корреспонденции;
  • просматривать сквозную документальную бизнес-аналитику;
  • устанавливать шаблоны документов;
  • упрощать юридическое сопровождение договоров;
  • выстраивать маршруты движения документальной корреспонденции;
  • выполнять потоковое сканирование, ускоряющее процесс перевода бумажных документов в электронный формат.

Несложно заметить, что программа заточена под управленческий ЭДО. Что касается тарифов, то их сложно сравнивать с предыдущими продуктами ввиду специфики. В «DocSpace» имеется возможность интеграции с учетной системой «1С», а также СЭД «Контур.Диадок». Отдельно можно установить модуль для просмотра «CAD-файлов» непосредственно в системе.

Продукт распространяется не по принципу регулярной годовой оплаты, а лицензии на одно рабочее место. Сама сервер-система с «DocSpace» на 50 клиентских доступов будет стоить 450000 рублей. Отдельно можно докупать права из расчёта 1200 руб./рабочее место. Далее можно доставлять модули, исходя из потребностей и степени развития бизнеса:

  • многопоточное сканирование (180000 р.);
  • CRM-система (75000 р.);
  • просмотрщик CAD-файлов (75000 р.);
  • интеграция с «1С» (70000 р.) и «Диадок» (75000 р.);
  • корпоративный портал (150000 р.);
  • Project-сервера (установка и синхронизация с «DocSpace» для совместной работы команды над трудоемкими проектами).

Целевая аудитория продукта – это крупный серьезный бизнес уровня крупных застройщиков, машиностроения, энергетических компаний и логистических комплексов.

Структура системы электронного документооборота

Структура системы электронного документооборота может рассматриваться с точки зрения программно-аппаратного комплекса и с точки зрения выполняемых
функций.

С точки зрения программно-аппаратного комплекса система электронного документооборота состоит из набора аппаратных и программных компонентов: серверы,
рабочие станции, программное обеспечение, сетевое оборудование, дополнительное оборудование, предназначенное для выполнения специфических функций системы.

Сервер предназначен для выполнения необходимых операций с документами и информацией. Сервер может быть как выделенным, так и виртуальным, в
зависимости от поставщика системы и применяемых технологий работы. Также, на сервере может размещаться база данных системы документооборота.

Рабочие станции обеспечивают взаимодействие пользователей с системой документооборота. Каждая рабочая станция обладает своим набором функций по
управлению документацией и данными.

Программное обеспечение реализует необходимый набор действий по управлению документацией и является основой системы электронного документооборота.
Программное обеспечение системы электронного документооборота, как правило, включает в себя функциональную часть, администраторскую часть и интерфейсную
часть. Функциональная часть предназначена для управления и обработки информации. Администраторская часть обеспечивает необходимые настройки системы.
Интерфейсная часть выполняет представление информации и данных в виде, доступном для конечных пользователей.

Дополнительное оборудование необходимо для реализации различных специфических функций системы электронного документооборота. К такому оборудованию
могут относиться устройства ввода и вывода информации, системы кодирования и шифрования информации и пр.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий