Организации — операторы электронного документооборота

Обмен в роуминге

Экономический эффект

Эффективность работы можно увеличить двумя путями: уменьшить затраты или увеличить результат. Документы СЭД позволяют добиться сразу двух целей. То есть внедрение системы позволяет организации меньше тратить, но больше зарабатывать.

Снижение затрат осуществляется за счет сокращения расходов на бумагу, непроизводительных затрат времени, ускорения процесса обмена информацией, изменения корпоративной культуры.

Чтобы оценить эффективность, которую предоставляет программа СЭД, нужно просчитать затраты рабочего времени на оформление бумажной документации. По оценкам консалтинговых компаний, такие операции занимают 20 % рабочего времени. В системе российской бюрократии на это уходит и того больше — 60 % времени. Внедрение СЭД позволит снизить эти затраты минимум в 10 раз.

Моделирование бизнес-процессов

Логика

Программа «Логика СЭД» до 2012 года называлась «Босс-Референт» и была одной из популярнейших российских систем электронного документооборота, серьезным конкурентом СЭД «Дело». Смена названия никак не отразилась на качестве этого программного продукта, и он по-прежнему является надежной и функциональной системой для управления делопроизводством на предприятиях любого типа и размера.

Плюсы

  • Возможность построения сложных многоуровневых маршрутов согласования документации.
  • Высокая степень защиты данных пользователя.
  • Относительная легкость освоения основных компонентов системы.
  • Гибко настраиваемые и модифицируемые процессы обработки документации.

Минусы

  • Неудобное разграничение прав доступа при серьезной текучке кадров.
  • Не самая добросовестная работа технической поддержки.
  • Архаичный интерфейс.

Сколько стоит?

Стоимость одной лицензии на использование данной программы зависит от количества сотрудников, подключенных к ней. Если их число не превышает 49 человек, то цена будет 5 900 за каждое рабочее место; от 50 до 199 подключенных работников – 5 200 рублей; а если рабочих мест более 200, то цена одной лицензии будет минимальной – 4900 рублей.

Можно ли совмещать бумажный документооборот с электронным?

После перехода на электронный документооборот в организации, первое время все равно не получится полностью отказаться от бумажных документов.

Произойти это может по нескольким причинам:

  • Не все контрагенты пользуются ЭДО;
  • На предприятии уже существует множество бумажных документов, находящихся в архиве.

Тем не менее, существуют принципиальные отличия в работе с электронными и бумажными документами. К примеру, бумажный документ нужно распечатать и принести на подпись руководителю, в то время как электронный подписывается в самой системе. Бумажные бухгалтерские документы, отправленные контрагенту, могут потеряться на почте во время пересылки, в то время как электронные доходят до адресата.

Главным отличием работы с двумя типами документов является их хранение. Электронные документы сразу попадают в систему, где с ними могут работать все пользователи. Для бумажных документов должен все равно быть организован архив, где они будут храниться в упорядоченном виде. В то же время, после попадания в компанию бумажный документ должен быть отсканирован, и эта скан-копия должна быть загружена в систему для дальнейшей работы.

Внимание! Таким образом, работа внутри компании все равно должна вестись только в электронном виде. Если приходит бумажный документ, то его видят только те, кто его получает или подписывает

В то же время, работа с электронной копией позволяет защитить оригинал от почти либо утраты, и позволяет работать с ним сразу нескольким пользователям одновременно.

Когда необходим электронный документооборот?

Собственно говоря, электронный документооборот ни в коем разе не должен внедряться как дань моде на «прогрессивные технологии». Если Ваш бизнес успешно работает и без электронного или даже вообще без бумажного документооборота, очень маловероятно, что установка СЭД сделает его более эффективным. Речь в данном случае, скорее всего, может идти лишь об удобстве работы с документами. Так, например, мы все давно уже привыкли к электронной почте и к «общепринятому» пользовательскому интерфейсу почтового клиента, в котором Ваши письма разложены по папкам. Аналогичным образом СЭД поместит Ваши документы в некоторые папки и примет на себя все проблемы, связанные с поиском, доступом и хранением документов. Оптимальным решением здесь может быть такой интерфейс рабочего места пользователя системы, в который интегрированы функции привычного почтового клиента, например, такого как Microsoft Outlook. Т.е. Вы получите возможность единым образом работать как с электронными письмами, так и прочими электронными документами.

Однако если на Вашем предприятии существуют нижеперечисленные проблемы, простым хранилищем документов не обойтись, и Вам стоит всерьез задуматься над автоматизацией работ с документами и бизнес-процессами:

  • Существует большой документопоток входящих, исходящих и внутренних (служебных) документов, рассмотрение которых серьезно увеличивает сроки выполнения работ.
  • Совещаний у руководителей разного уровня становится больше и их продолжительность затягивается.
  • Оперативность принятия и выполнения решений низкая и постоянно снижается.
  • Нахождение виновных в нарушении исполнительской дисциплины становится проблематичным.
  • Количество форм для отчетности растет.
  • Существует проблема утечки информации и нарушения коммерческой тайны.

Игнорирование вышеназванных ситуаций или попытки решить эти задачи без помощи автоматизированных программных систем приведет к еще большему усугублению проблем.

CompanyMedia

CompanyMedia – это целый набор программных решений, предназначенных для автоматизации бизнес-процессов, документооборота и делопроизводства. От конкурентов данная СЭД отличается непревзойденной гибкостью настроек и наличием независимых модулей, которые можно устанавливать по отдельности.

Плюсы

  • Возможность успешной работы системы на предприятиях со сложной корпоративной структурой и территориальным устройством.
  • Беспрецедентная надежность системы, которая позволяет ей активно функционировать круглые сутки, 365 дней в году.
  • Автоматизированная поддержка работы с несколькими типами рабочих мест.
  • Разграничение прав доступа, согласно иерархической структуре организации.

Минусы

  • В веб-интерфейсе ограничена поддержка некоторых браузеров, в частности FireFox.
  • Ориентированность системы преимущественно на средний и крупный бизнес.

Сколько стоит?

Конечная цена данного софта складывается из множества составляющих, включая обучение персонала, установку дополнительных модулей и передачу прав пользования системой. Верхний предел итоговой суммы – 99 000 рублей. Самый дешевый тематический модуль обойдется в 4000 рублей.

Виды систем электронного документооборота

«Контур.Диадок»

Ещё один популярный в России сервис электронного документооборота. Позволяет:

  • формировать и отправлять бухгалтерскую документацию (накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ);
  • автоматически контролировать и проверять документы перед отправкой;
  • распределять входящую документальную корреспонденцию по подразделениям и конкретным сотрудникам;
  • хранить документы в единой базе данных;
  • отправлять отчёты в государственные органы;
  • сверять взаиморасчёты с контрагентами;
  • вести международный ЭДО;
  • интегрировать документооборот с системой «1С».

Так же, как и у «СБИС», имеется бесплатная версия, позволяющая получать входящие документы. А вот для их подписания придётся приобрести ЭЦП, стоимостью от 1 до 3 тысяч рублей.

Все тарифы привязаны к количеству исходящих документов. Для малого бизнеса предусмотрен пакет «Минимальный», рассчитанный на 100 исходящих документов. Стоимость 900 рублей в год. Каждый «пакет» свыше установленного лимита обойдется в 9 рублей.

Наибольший интерес для пользователей продукта «Контур.Диадок» представляет интеграция с «1С». Если у вас типовая конфигурация и версия 7.7, 8.1, 8.2, 8.3, то права на использование модуля будет стоить 11800 рублей/год. Отдельно может понадобиться услуга по установке, настройке и обучению сотрудников работе с модульным программным решением для «1С», что обойдётся в 2300 рублей.

Интеграция «Контур.Диадок» и «1C» позволяет:

  • отправлять и принимать документы в электронном виде непосредственно в системе учета;
  • вести автоматизированную сверку взаиморасчётов с контрагентами.

Таким образом, после установки и настройки модуля практически всю работу по ЭДО можно будет производить в «1С».

Для владельцев нестандартной версии учётной системы (не только продукта «1С», но и «Oracle», «SAP», «Docsvision», «DIRECTUM», «MS Sharepoint») интеграция будет стоить значительно дороже, а конечная стоимость рассчитывается индивидуально для конкретного случая. Аналогичное можно сказать и про взаимодействие с информационными системами ERP-уровня, позволяющие полностью автоматизировать управление всеми ресурсами на предприятии.

У ЭДО «Контур.Диадок» имеется мобильное приложение для смартфонов на «iOS» и «Android», позволяющее просматривать и подписывать документы.

«Контур.Экстерн»

Ещё один программный продукт от «Контура». В отличие от «Диадока», сервис акцентирован только на отправку бухгалтерской и налоговой отчётности в «ФНС», «ФСС», «ПФР», «Росстат», «Росприроднадзор», «Росалкоголерегулирование».

Если вашему бизнесу не нужен полноценный электронный документооборот и достаточно будет отправлять только вышеуказанные отчёты, данный продукт — именно то, что вам нужно. Сервис оснащен интерактивным календарем, напоминающим о сроках подачи документов, модулями проверки отчетности на наличие ошибок и передачи в «ФСС» больничных листов в электронном виде.

Можно производить сверку счетов-фактур с контрагентами по НДС. Дополнительной опцией служит возможность интеграции с системой учёта «1С».

Минимальный тариф обойдется в 1200 руб./год и включает в себя только отправку отчетности в «ФНС» и «ПФР». Если хотите задействовать ещё и «Росстат» с «ФСС», то придётся обратиться к другому тарифному плану, цена которого значительно выше: 7680 рублей/год. Помимо отчётов добавятся «приятные» опции по проверке контрагентов, сверкам, финансовому анализу, получению/отправке запросов и выпискам. Кроме того, откроется доступ к видеоурокам для бухгалтеров и материалов по правовой базе.

Отчётность в «Росприроднадзор» + 3000 рублей/год, «Росалкоголерегулирование» +2500 рублей/год.

Базовым модулем интеграции с «1С», позволяющим работать с небольшим количеством отчётов, можно пользоваться бесплатно. Имеется наглядная инструкция, демонстрирующая, какие действия необходимо совершить для подключения и последующей настройки. «Расширенная версия» позволяет осуществлять многопоточную многопользовательскую работу с массовыми документооборотом. Но опция будет стоить от 2000 руб./год.

Особенности маршрутизации документов

Модули СЭД, отвечающие за документооборот, принято называть модулями маршрутизации документов. В общем случае используются понятия “свободной” и “жесткой” маршрутизации документов.

При ”свободной” маршрутизации любой участвующий в документообороте пользователь может по своему усмотрению изменить существующий маршрут прохождения документов (или задать новый маршрут). При “жесткой” маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи не вправе их менять.

Однако при ”жесткой” маршрутизации могут обрабатываться логические операции, когда маршрут изменяется при выполнении каких-либо заранее заданных условий (например, отправке документа руководству при превышении конкретным пользователем своих должностных полномочий). В большинстве СЭД модуль маршрутизации входит в комплект поставки, в некоторых СЭД его необходимо приобретать отдельно. Полнофункциональные модули маршрутизации разрабатывают и поставляют третьи фирмы.

Какие существуют программы ЭДО?

Система Особенности Стоимость
Дело Одна из крупнейших программ по ЭДО. Большая функциональность, простота и удобство использования. От 11 до 13,5 тыс. руб. за одно рабочее место
Логика Может использоваться в компаниях любого размера, легка в освоении, гибкая подстройка под пользователя От 4900 до 5900 за одно место.
Евфрат Считается самой продвинутой из систем, в поставку входит собственная система баз данных, легкий и приятный дизайн От 5000 руб за рабочее место при развертывании на сервере организации, от 10000 руб. при размещении на оборудовании разработчика.
1С:Архив Полная интеграция с любыми продуктами 1С, возможность хранения любых файлов — текстовых, графических, видео и аудио. От 12 до 57 тыс. руб. за всю программу.
DIRECTUM Оптимальная система для малых и средних предприятий, можно совмещать электронные документы с бумажными. От 7 тыс. руб. до 2 млн. руб. за лицензию
OPTIMA-WorkFlow Новая система, которая только начинает активно развиваться. Есть несколько функций, уникальных для этой системы. От 55 до 75 тыс. руб. за лицензию.

Промышленная эксплуатация

Преимущества и недостатки ЭДО

Выбор СЭД для организации уровня зрелости «5»

Когда организация достигает 5-го уровня,
она может диктовать условия в организации электронного документооборота и
требовать реализации в СЭД даже тех требований, которые в типовых версиях пока
не реализованы. Для таких организаций, как правило, мало базового функционала,
который предлагают «готовые коробочные» СЭД, и они заказывают СЭД
«под себя». Причем в дальнейшем эти разработки могут использоваться
для развития функционала как данной СЭД, так и других. Для таких организаций в
выборе СЭД важны возможности доработки, настройки системы «под себя»,
квалификация специалистов компании-поставщика.

На заметку! Успех внедрения системы в очень большой
степени зависит от человеческого фактора: нужно найти «своего»
консультанта.

Даже самую лучшую и подходящую СЭД нужно
«запустить», а это процесс внешне очень простой, но коварный. Это
похоже на переход реки по подводным камням. Со стороны все очень легко —
человек практически идет по воде

И только попробовав проделать это
самостоятельно, начинаешь понимать важность знающего и опытного проводника,
которому доверяешь

Функциональность и возможности интеграции

Внедрение ECM-системы

Эффект от внедрения

Оценка результатов ECM-проекта ничем не отличается от анализа эффективности ИТ-проекта, а последнее — от оценки любого проекта компании.

Иногда компании могут внедрять информационные технологии, практически не задумываясь об экономическом эффекте. Это возможно в случаях, когда закрываемые ИТ-проблемы очевидны и не требуют дополнительных обоснований. Например, покупка компьютера для секретаря или развертывание бухгалтерской системы.

Здесь мотивом выступает зрелость технологий компании, без которой предприятие просто не может считаться эффективным. В других случаях выгоды посчитать практически невозможно, хотя необходимость внедрения сомнений не вызывает. А иногда подсчёт эффекта обходится дороже самой технологии (как, например, предоставление сотрудникам неограниченного доступа к интернету)

Во всех перечисленных случаях внимание уделяется скорее затратам на проект и потенциалу решения, в том числе тому, насколько легко с помощью внедренной системы будут решаться другие задачи компании

СЭД и решения на её основе далеко не всегда можно отнести к системам, относительно эффекта которых всё понятно. Традиционные методики анализа эффективности использования активов к информации неприменимы, равно как и формула «отношение прибыли к общим затратам есть эффективность». Обусловлено это тем, что информация — нематериальный актив, участвующий в производстве совместно с материальными и трудовыми ресурсами. Внедрение ECM-системы при этом сопровождается изменением бизнес-процессов и трудозатрат. Расходы на информационные системы, включая и ECM, в большинстве случаев косвенные, исчислить которые на единицу продукции можно только с помощью некоторой модели экономического планирования. И формализовать часто достаточно сложно.

Этапы внедрения ECM-системы

Выбор и приобретение ECM-системы — это только первый шаг на пути построения электронного документооборота в организации. Прежде чем он заработает и реально начнёт приносить эффект, предстоит процесс внедрения.

Внедрение ECM-системы обычно состоит из следующих этапов:

  • организация проекта, выделение персонала (руководитель проекта и рабочая группа);
  • исследование предприятия и проектирование решений по использованию ECM-системы;
  • настройка и адаптация ECM-системы;
  • обучение персонала;
  • опытная эксплуатация.

Организовать внедрение предприятие может самостоятельно или с привлечением сторонней фирмы-внедренца. В первом случае потребуется больше времени и усилий от собственных сотрудников, сроки работ скорее всего затянутся. Во втором случае придётся платить сторонней организации, но сроки и результат проекта будут гарантированными.

При любом варианте обязательными для успешного внедрения являются следующие правила:

  • активное участие руководства в процессе внедрения и использования ECM-системы;
  • выделение и углубленное обучение ключевых сотрудников для внедрения и поддержки ПО;
  • организация обучения всех пользователей и предоставление инструкций п работе с системой.

Проблемы и риски внедрения ECM-системы

Во многом они совпадают с проектами внедрения других информационных систем и приводят к следующим негативным последствиям:

  • нарушаются сроки и бюджет проекта;
  • достигаются не все поставленные цели (система работает, но не в полном объеме: меньше/хуже, чем было запланировано);
  • полностью срывается внедрение (система реально не работает).

Специфика рисков связана с тем, что большую часть сотрудников предприятия необходимо за короткий срок перевести на совершенно новые для них методы работы (чтение документов в электронном виде, получение в электронном виде резолюций и подписей руководства и т.д.). К наиболее характерным рискам внедрения ECM-системы стоит отнести:

  • консервативность пользователей, непринятие новых методов работы;
  • низкая компьютерная грамотность рядовых пользователей и высшего руководства;
  • неструктурированность процессов (отсутствие регламентов);
  • недостаточное/несоответствующее техническое оснащение;
  • нечеткое управление проектом.

Пути предотвращения рисков стандартные:

  • детальное и предварительное проектирование работы ECM-системы на данном предприятии;
  • четкие директивы и личный пример руководства;
  • обучение персонала и оперативная поддержка в решении проблем;
  • поэтапность внедрения.

Функции

Рассмотрим основные функции программы:

Система автоматизирует все аспекты современного делопроизводства: создание регистрационно-контрольных карточек, РКК (карточек документа); отправку поручений (аналог «бегунка» в обычном документообороте); учет бумажных оригиналов с помощью специальных журналов; осуществление контроля над исполнением документов; подготовку резолюций; работу с электронно-цифровой подписью, генерацию отчетов. (…)

Все многообразие документов, с которыми работают пользователи, разделяется на отдельные категории – типы документов. В системе существуют предопределенные типы документов (распространенные в отечественном делопроизводстве): входящие и исходящие письма, обращения граждан, служебные записки, приказы и т.д. Документы могут ссылаться на другие документы или быть дочерними по отношению к главным. Поля документов могут заполняться значениями из справочников. (…)

У вас есть возможность кастомизировать (настроить под себя) ваш продукт с помощью функциональности библиотек документов: добавить или удалить поля и/или функции документов, настроить справочники. Вы можете спроектировать собственные типы документов, а также шаблоны печатных форм, которые будут соответствовать только вашему делопроизводству. Система позволяет создавать новые документы на базе существующих, используя механизм наследования. (…)

СЭД позволяет гибко настроить маршруты движения документов между подразделениями вашего предприятия, указать их порядок исполнения, согласования, подписи, регистрации и т.д. Вы можете настроить регистрацию в нескольких канцеляриях вашей организации. Поддерживается эффективный механизм создания документа на основе его проекта с фиксацией каждой стадии согласования в отдельной версии проекта. (…)

C помощью справочника подразделений вы можете спроектировать виртуальную структуру вашего предприятия (организации) любой сложности. Ролевая модель поведения пользователей позволит вашим сотрудникам быстро освоить функции системы и эффективно заменять одного пользователя другим (исполнение обязанностей). Предоставляются мощные средства распределения доступа к общим ресурсам предприятия и коллективной работы над документами. (…)

Почтовый сервер предназначен для создания «внутренних» почтовых ящиков пользователей (на вашем домене) и работы с ними — приема/отправки сообщений. Сервер также инициирует прием сообщений с других почтовых серверов (mail.ru, gmail.com и т.п.), а также отправку ими сообщений, если у пользователей, зарегистрированных на сервере, есть внешние почтовые ящики. В данной статье описываются все настройки почтового сервера, а также, как создавать внутренние почтовые аккаунты пользователей. (…)

В системе поддерживается работа с электронной цифровой подписью (ЭЦП). Вы можете подписывать документы и их поля с помощью электронной цифровой подписи. Такая подпись будет гарантировать целостность и подлинность данного документа. Никто, кроме автора документа, не сможет внести изменения в него так, чтобы об этом не стало известно во время проверки ЭЦП. Все аспекты использования ЭЦП описаны в данной статье.

Как выбрать подходящую СЭД

Чтобы подобрать оптимальный вариант для автоматизации документооборота организации из достаточно широкого ассортимента представленных на рынке, нужно знать, на какие параметры следует обращать внимание. Ключевыми факторами при отборе являются следующие характерные для организации моменты:

Ключевыми факторами при отборе являются следующие характерные для организации моменты:

  • готовность к замене бумажной документации ее электронным аналогом («зрелость» документооборота);
  • цели внедрения СЭД;
  • возможность дальнейшего развития;
  • ресурсы, выделяемые для внедрения (временные и денежные).

Рассмотрим каждый фактор подробнее:

Зрелость исходного документооборота. Чем лучше организован в компании бумажный документооборот, тем легче внедрить СЭД, поскольку она сразу снимет все сложности, предоставив взамен преимущества более эффективного делопроизводства. Потребуются сравнительно небольшие временные и финансовые затраты на установку системы и подготовку персонала. На более низких уровнях организации документооборота сначала придется потратить силы на формализацию основных документоведческих процессов, а затем уже переводить их в электронную форму.

Цели внедрения. Выбор обуславливается набором функций, которые будет обеспечивать та или иная СЭД. В каждом конкретном случае руководство решет, достаточно ли будет базовых характеристик или потребуется персонификация.

Резервы. Когда автоматизация требуется для уже формализованных процессов, есть высокая вероятность их специфичности. Развитие организации предусматривает изменения и в документообороте, на которые система должна быть потенциально способна. Поэтому при закладываемых резервах развития внедряемая СЭД должна быть как можно более гибкой.

Ресурсы. Стоимость, выраженная во времени и в деньгах, в конечном итоге является инвестиционной составляющей

Поэтому нужно брать во внимание не только цену программного обеспечения и его установки, но и то, во сколько обойдется само владение этой системой. Дополнительными затратами могут быть средства на «апгрейд» уже функционирующей СЭД, переобучение сотрудников и т.п.

Нужна ли вам ECM-система

Чтобы оценить, нужна ли СЭД или ECM-система, ответьте для себя на следующие вопросы:

  • можете ли быстро найти нужный документ, разговаривая по телефону с важным партнёром?
  • получится точно сказать, какие из выданных вами поручений на текущий момент не выполнены и просрочены?
  • вы уверены, что существующая скорость согласования документов создаёт положительный имидж вашей организации?
  • вас устраивает объём бумаг, которые лежат на вашем столе?
  • вы можете уверенно сказать, где в данный момент находится документ, который отправили на согласование?

Если на 3 или более вопросов вы дали отрицательный ответ, то вам пора всерьёз задуматься о приобретении СЭД или ECM-системы.

Преимущества электронного документооборота

Прозрачность бизнес-процессов. Благодаря системе можно отслеживать все этапы в деятельности организации. Бизнес-процессы становятся абсолютно прозрачными для руководства, их легче контролировать.

Выше исполнительская дисциплина. По статистике, 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. С полным контролем всех этапов работ ECM-система напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.

Ниже трудозатраты руководителей и сотрудников. Система сокращает время, которое тратят работники практически на все рутинные операции с документами: создание, поиск, согласование и т.д. Ускоряется документооборот. И как следствие, быстрее проходят все процессы в организации.

Обеспечивается конфиденциальность информации. Утечка данных может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, ECM-система обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Все действия над документом (чтение, изменение, подписание) протоколируются.

Выполняются требования стандартов ISO 9000. Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач в российских компаниях.
В числе требований к системе менеджмента качества (СМК) есть прозрачно поставленный документооборот, а также информационное взаимодействие между сотрудниками.

Преимущества использования ECM-системы при постановке СМК:

  • обеспечивается строгое выполнение разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями;
  • сотрудники выполняют регламенты в рамках описанных бизнес-процессов;
  • предоставляются средства для контроля со стороны руководства за реализацией СМК.

Легко внедрять инновации и обучать новичков. Благодаря системе оповещения, построенной на базе ECM-системы, можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников.
Сокращаются сроки обучения новых работников за счёт быстрого поиска необходимой информации (положений, инструкций и т.п.).
Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.

Развитие корпоративной культуры. Внедрение ECM-системы налаживает и поддерживает внутреннюю политику компании, приводит к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.

Больше конкурентных преимуществ. ECM-система напрямую влияет на конкурентные преимущества компании перед другими игроками рынка. Повышаются скорость и качество обслуживания клиентов за счёт быстрого движения информационных потоков и чёткого контроля всех процессов. Работа даже самого крупного предприятия становится более мобильной и меньше зависит от некоторых «незаменимых» сотрудников.

Делопроизводство и документооборот

Выводы

В настоящее время на рынке программного обеспечения России, Украины и других постсоветских стран широко представлены системы для автоматизации делопроизводства, документооборота и других бизнес-процессов предприятий и учреждений. Для выбора СЭД для внедрения на Вашем предприятии, рекомендуем предпринять ряд следующих шагов:

Сделайте сравнительный анализ функциональности СЭД, наиболее полно соответствующим Вашим требованиям.
Оцените совокупную стоимость владения выбранных Вами систем, обратите внимание на стоимость ПО сторонних разработчиков, необходимого для работы СЭД.
Изучите схемы лицензирования, предлагаемые поставщиками СЭД, и выберите наиболее оптимальные для себя варианты.
Ознакомьтесь с комплексом услуг по оказанию технической поддержки, оцените самого поставщика СЭД по заявленным им внедрениям.
Если есть возможность – установите демо-версию системы, изучите демонстрационные материалы (видеоролики), предлагаемые поставщиками СЭД.
Выделите функциональные возможности анализируемых Вами систем, которые являются критически важными с точки зрения законодательства, совместимости с установленным ПО, удобства работы сотрудников и т.п.

Окончательное решение в пользу выбора той или иной системы документооборота может быть получено, например, путем средневзвешенного анализа оценок, которые Вы выставили избранным СЭД за соответствие перечисленным критериям.

А. Горовой, ФОСС-Он-Лайн, аналитик компьютерных систем

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий