Система контроля и учета рабочего времени сотрудников

Проверка на контрольных точках

Принцип контроля прост: вы по каждому проекту назначаете точки проверки — например, в создании сайтов это может быть разработка структуры, дизайн, наполнение, верстка. А при удаленном контроле работников ТСЖ контрольной точкой может служить фотография убранного двора или окрашенной детской площадки

И неважно, как сотрудники будут делать задачи и какой стороной держать кисточку — главное, чтобы все было сделано качественно и вовремя. Фактически при таком методе вы контролируете не процесс работы, а результат

Но на всех этапах.

Такой контроль сотрудников на удаленке, конечно, комфортнее. Но есть нюанс: для некоторых работников метод может быть неэффективен из-за их недостаточной самоорганизованности или низкой мотивации. И тут есть два выхода — либо учиться мотивировать работников, либо брать на работу только людей, за которыми не придется пристально следить. Так поступает Алексей Рожков, сооснователь агентства контент-маркетинга «Сделаем»:

Организовать проверку удаленных сотрудников на контрольных точках можно с использованием специальных инструментов.

Чек-листы. Это когда «отчет» пишут заранее, а потом просто отмечают этапы его выполнения. Вы видите, что контрольные точки достигнуты, и можете проверить результат. Чек-листы можно заводить где угодно, в той же CRM-системе. Популярнее всего метод канбана, когда сотрудники перемещают задачи по столбцам в зависимости от этапа их выполнения, а вы можете видеть картину целиком. Метод канбана реализован в бесплатном Trello и других таск-менеджерах.

Василий Асеев, владелец маркетингового агентства Soldi Marketing, не контролирует каждый шаг работников, а предпочитает правильно ставить задачи и оценивать важные промежуточные этапы:

Вне зависимости от метода нужно организовать грамотное управление удаленными сотрудниками: создать простую коммуникацию, четко ставить задачи и наладить документооборот.

DentalTap

Специальное решение для автоматизации стоматологических клиник. Сервис гарантирует защиту личных данных, а также быстрый импорт информации из любых программ. С помощью предложенных инструментов можно вести график занятости, создавать и дополнять базу данных клиентов, анализировать доход. Система доступна в web-версии. 

Платформа позволяет учитывать рабочее время, фиксируя пациентов, их визиты и историю болезни. В календарь заносится карточка клиента или создается новая, если она отсутствует. Также можно вести прайс-лист и рассчитывать стоимость предоставленных услуг. Раздел аналитики автоматически записывает число визитов, новых клиентов, отработанных часов. 

Плюсы: 

  • Софт разработан специально для стоматологов
  • Учет рабочего времени
  • Контроль оплаты
  • Раздел аналитики

Минусы: 

Учет времени показывается в общем, нет разделения, например, на отдых и работу

Стоимость: 

  • Бесплатно: 1 аккаунт, 100 пациентов и 10 МБ для хранения
  • 1489 руб./месяц: 1 аккаунт, неограниченное число пациентов и 1 ГБ для хранения

Контроль рабочего времени

Неотъемлемая часть всего процесса управления — проверка занятости сотрудников. Без этого не представляется достижения целей, результатов труда, теряется смысл работы. Контролю предшествуют планирование, организация деятельности и мотивация исполнителей.
Процедура контроля разбивается на несколько этапов. Это дает возможность понять, насколько все сделано верно, качественно, в срок:

  • устанавливается стандарт, т.е. ставится конкретная цель, определяются критерии её достижения;
  • оцениваются все достигнутые результаты;
  • если итог кардинально не соответствует стандарту, его корректируют, доводят до нужного уровня, эталона, образца.

Следить за ходом выполнения задачи можно периодически или на всех стадиях: предварительной, текущей, финальной. Тут многое зависит уже от доверия управленца к исполнителю, его ответственности, опыта, стажа.

Инструменты контроля персонала

Заинтересованный менеджер никогда не пустит производство на самотёк. Контроль прописан красной строкой в алгоритме управления всеми видами бизнеса. Торговля в магазине или через интернет, производство деталей на заводе и продвижение товара в соцсетях, тестирование программного продукта или организация рекламной акции. Все поддается проверке. Для этого есть эффективные средства:

  • Прямое наблюдение за кадрами. Администратор находится в центре событий при обслуживании покупателей, при переговорах подчиненного с клиентами. Плюс в том, что сразу понятен механизм следования стандарту. На месте можно проанализировать качество услуг. Служащие в тонусе, ведь рядом начальник, есть ради чего стараться. Можно обсудить, что делается верно, а что стоит исправить. Минус – руководитель не может быть надсмотрщиком, иначе кто займется продвижением фирмы.
  • Проверка итогов труда, их оценка. Данный способ применяют чаще всего на заводах, где занимаются производством конкретных товаров.
    Анализ письменного отчета о проделанной работе на промежуточных и завершающей стадиях. Обязанность отчитываться в письменной форме настраивает на самодисциплину, побуждает сопоставлять график с уже выполненными задачами.
  • Совещание, групповой контроль. Этот способ необходим, когда над проектом работает группа. Он позволяет скоординировать действия, перераспределить поручения, решить спорные вопросы. В целом повышает ответственность перед коллегами.
  • Беседа, разговор хороши на всех этапах наблюдения. Позволяют предотвратить ошибки, уход от стандартов, целей, своевременно поправлять исполнителя.

Методы контроля работы сотрудников

Какие приемы хороши, чтобы стимулировать специалиста выполнять все возложенные на него обязанности? Добиться этого можно несколькими приемами:

нормировать труд. Ввести нормативы по всем операциям, что хотите контролировать

Внимание со стороны начальника активизирует коллектив;
установить видеонаблюдение. Зная, что ведется постоянная съемка, сохраняется картина дня, сотрудники сосредотачиваются на работе

Необязательно следить за ними онлайн, достаточно периодически просматривать запись;
ввести еженедельный или ежедневный отчет для руководителей подразделений. Можно запрашивать его в письменной форме, на бланках или в виде смс-сообщений в различных мессенджерах. Так удобнее оценивать интенсивность штата. Сотрудник, отправляя ведомость с невыполненным планом, сразу понимает свой провал. Скорее всего, постарается исправить ситуацию.

TimeInformer

  • Огромные возможности по кастомизации. Создается впечатление, что любая опция, какую бы мы не придумывали, в решении есть, если как следует поискать.
  • Крайне развитая система отчетности: отчеты реально толковые и на все случаи жизни. Причем, есть масса отчетов, объединяющих смежные в одном. Свои создавать тоже можно.
  • Удобные инструменты установки агентов. Была бы возможность, то использовал бы эту админскую консоль вообще в повседневной работе. Но ничего кроме их агентов она ставить не хочет(((
  • Проработанное взаимодействие компонентов автоматизированного анализа и ручного расследования, широкие возможности поиска и фильтрации.
  • Оказалось, что это единственное решение, в котором посещенные сайты раскидываются по тематикам автоматически. Причем любые сайты. В отличие от других систем, где есть преднастроенные группы по 100 сайтов, а остальное нужно добавлять руками. Здесь же все происходит само собой.
  • Система реально требует обучения и сопровождения, по крайней мере, первое время – архитектура довольно сложная, возможностей много, интерфейс с кучей опций. Сходу разобраться самому проблемно. Описать сложно, но это, примерно, как разница между Photoshop и Paint.
  • Агенты только для Windows.
  • Нет веб-интерфейса – работа ТОЛЬКО через приложение.
  • Выборка данных из большого архива может занимать ощутимое время (если используется бесплатный SQL).
  • Продукт в процессе использования создает кучу БД, десятками их штампует. Это не очень удобно для восприятия, если используете один инстанс для 1С, СКУД, СУРВ и прочее и занимаетесь обслуживанием СУБД.

Вот, чем может быть полезна система контроля для сотрудников:

Экономит время

Бывает так, что время от времени приходится напряженно работать, но по окончании рабочего дня ничего не готово – мы не знаем, на что ушли рабочие часы, и не учимся на собственных ошибках. 

Системы контроля – это то, что сообщит, на что именно расходуется рабочее время, и изменит непродуктивные привычки, которые вредят профессиональному росту. 

Успешные люди не работают больше, у них просто нет проблем по части тайм-менеджмента. Системы отслеживания персонала предоставляют всю необходимую информацию для повышения продуктивности и самосовершенствования. Какие задачи помогла решить эта функция?

Помимо собственно контроля, функция онлайн-мониторинга компьютеров помогает в обучении новых сотрудников и координации действий.

Команды высокомотивированных, амбициозных профессионалов – вот одно из главных преимуществ, которые приносят системы контроля. 

Помогает замечать хороших работников

Знакомя сотрудников с системой тайм-трекинга, попытайтесь объяснить, что такой инструмент автоматически подсчитывает рабочие часы персонала для начисления зарплаты, при этом исключаются ошибки в пользу работника или работодателя. Программа лишает соблазна насчитать себе пару лишних часов и четко фиксирует все переработки. А отчет по рабочим часам существенно облегчает работу сотрудников: им не нужно делать это вручную, а руководителю, в свою очередь, проще все проверить. К тому же, можно настроить отправку отчетов на почту в формате excel.

Полученные данные также могут учитываться при обсуждении повышений зарплаты; это гарантия для лучших специалистов, что их усилия не окажутся напрасными. 

Помогает менеджерам понять, сколько времени еще потребуется 

Когда опытный менеджер слышит, что, мол, «для этой небольшой задачи понадобится только пять минут», он сразу же настораживается. Ведь зачастую на мелкие доработки уходят часы. 

Дело в том, что зачастую менеджеры, чья работа состоит в организации рабочего процесса и распределении задач, понятия не имеют, сколько времени может уйти на определенные задачи. Как результат, сотрудники зачастую вынуждены выполнять работу в нереальные сроки. 

Мониторинг персонала, ко всему прочему, предполагает, что руководство должно глубже погрузиться в специфику работы. Объясните своей команде, что если отслеживается время выполнения того или иного задания, это помогает составить более полное представление об объеме работы. 

В результате больше не будет нереалистичных ожиданий и невозможных дедлайнов. 

Знакомя участников команды с системами тайм-трекинга, начните с какой-нибудь истории, с ситуации, с которой они могли бы себя соотнести. Затем объясните, как системы отслеживания могли бы помочь избежать неприятных случаев в будущем. 

Спасает от завалов

Менеджеры ожидают, что их сотрудники должны хорошо отдыхать – отсюда больше удовлетворенности от работы и выше продуктивность. Однако проблема компаний крупного и среднего масштаба в том, что руководству сложно проверить работу каждого сотрудника и убедиться, что они заботятся о себе, делают своевременные перерывы и прекращают работу своевременно. 

Если работать дни напролет по 16 часов, это не только не пойдет на пользу здоровью, но на следующий день сотрудник после чрезвычайно продолжительной смены будет работать не так продуктивно. 

Если задерживаться в офисе подолгу, это не только не поможет сделать больше, но так вы будете выглядеть уставшими, будет крайне сложно сосредоточиться на следующий день. 

Объясните своей команде, что тайм-трекинг – это еще один инструмент управления и HR, призванный улучшать благополучие команды. Никто не запрещает задерживаться дольше в офисе, но двойные смены ежедневно никому не пойдут на пользу. 

Чем больше расскажете, тем лучше

Как правило, у сотрудников нет никаких вопросов к вашему желанию проконтролировать выполнение работы – оно понятно, естественно и является одной из 5 основных функций менеджмента

Люди опасаются вторжения в личное пространство, поэтому очень важно на 100% объяснить, какую именно информацию вы собираете.
Объявление об установке Kickidler может выглядеть следующим образом:. Ни в коем случае не используйте слова «слежка» и «слежение», по возможности избегайте и слова «контроль», сохраняйте доброжелательное спокойствие, но оставайтесь уверены в себе

После внедрения системы в первую очередь используйте её для назначения премий, упрощения отчётности, снижения нагрузок: продемонстрируйте, что программа помогает сотрудникам получать честное вознаграждение за работу, а не мешает им

Ни в коем случае не используйте слова «слежка» и «слежение», по возможности избегайте и слова «контроль», сохраняйте доброжелательное спокойствие, но оставайтесь уверены в себе. После внедрения системы в первую очередь используйте её для назначения премий, упрощения отчётности, снижения нагрузок: продемонстрируйте, что программа помогает сотрудникам получать честное вознаграждение за работу, а не мешает им.

54-ФЗ. Очередь печати для ККМ. Обработки для подключения онлайн-касс к 1С 8 (поддержка Маркировки) + Эмулятор Промо

Обработка осуществляет обслуживание фискальных регистраторов, поддерживаемых драйвером «АТОЛ: Драйвер ККМ v.8 и v.10» И драйвером «Штрих-М: Драйвер ККТ v.4.Х» для конфигураций «УТ 10.3», «КА 1.1», «УПП 1.3», «Розница 1.0», «БП 2.0» и других отраслевых решений, построенных на основе указанных выше конфигурациях.
Для осуществления возможности параллельной работы и пробития чеков на одной ККМ несколькими пользователями, реализован механизм «Очереди печати». Реализована поддержка Веб-сервера Атол для работы с одной ККТ с нескольких рабочих мест. Соответствует требованиям российского законодательства, а именно требованиям закона ФЗ-54 об онлайн-кассах и применении контрольно-кассовой техники. Поддерживает Форматы Фискальных Данных 1.0, 1.05 и 1.1. Включен механизм использования нескольких систем налогообложения в одном документе. Содержит механизмы легкого подключения оборудования по TCP/IP, что упрощает процедуру подключения кассы в сеансах RDP, а так же позволяет подключаться к ККМ через интернет напрямую. Поддерживает работу со ставкой НДС 20%. Поддержка маркировки. Поддержка требований к кассовым чекам с 01.07.2019. Поддерживает режим эмуляции кассовых чеков.

3500 руб.

На что обращать внимание при выборе систем контроля?

Позволяет мониторить сотрудников онлайн и в записи

Для обеспечения информационной безопасности внутри компании очень важно, чтобы абсолютно все действия сотрудников фиксировались программой, и чтобы было удобно их просмотреть. Только так можно доказать вину сотрудника при возникновении спорных моментов или провести работу над ошибками

Некоторые программы не пишут видео, а просто делают скриншоты рабочего стола сотрудника с определенной периодичностью. Такие программы не смогут решить данную задачу, потому что по скришнотам невозможно воссоздать полную картину действий нарушителя.

Существуют сотни систем разработок для контроля, и у каждой свои особенности функционала. Вот некоторые из функций, которые обычно содержатся в таком сервисе: 

  • Онлайн-мониторинг. Просмотр в реальном времени действий сотрудника за ПК.
  • Контроль сайтов и приложений, которые сотрудник использует в течение дня.
  • Контроль и обнаружение нарушений сотрудниками рабочего распорядка.
  • Видеозапись активности сотрудников за ПК.
  • Кейлоггер (запись нажатий клавиш).
  • Контроль email и внешних носителей.
  • Контроль печати.

Помогает увидеть полную картину продуктивности 

Сотрудники не боятся систем отслеживания, они боятся микроменеджмента

Важно, чтобы ПО, которое вы выберете, предоставляло обобщенные данные и позволяло видеть полную картину, чтобы не приходилось вникать в детали

Попробуем объяснить…

Менеджер, который доверяет своим сотрудникам, вероятно, не очень беспокоится о том, какими сайтами, приложениями и программами, не имеющими отношения к работе, они пользуются, если на эти ресурсы тратится не больше 30 минут в день. В таком случае не нужно даже следить за тем, как сотрудники пользуются интернетом. 

Системы мониторинга сотрудников позволяют выделить определенные программы, приложения и сайты в отдельные категории – продуктивные/непродуктивные, – чтобы лучше понять общую эффективность каждого сотрудника без дополнительных проверок. 

Личная свобода

Один из главных аргументов против систем контроля состоит в том, что такие системы идут вразрез с принципами неприкосновенности частного существования – люди не чувствуют себя защищенными, если руководство получает возможность отслеживать каждый их шаг.

Дело в том, что частная жизнь сотрудника не прекращается, когда он входит в офис. Ведь порой во время работы может понадобиться консультация с врачом, и менеджеру знать об этом не обязательно

При выборе системы контроля необходимо обращать внимание на функции, которые бы позволяли сотрудникам не всегда находиться в поле зрения менеджера. 

Предоставьте людям в течение рабочего дня время для себя, когда бы пользование интернетом не отслеживалось. Так вы будете знать, сколько сотрудники тратят на свою частную жизнь во время работы, и вместе с тем предоставите им некоторую свободу. 

Позволяет управлять удаленными сотрудниками

По мере того, как все больше компаний принимают удаленных сотрудников в свои команды, вопрос об управлении и контроле за фрилансерами набирает актуальность

Выбирая решения для контроля, обращайте внимание на дополнительные функции конкретной разработки, которые бы упрощали управление удаленными сотрудниками. Например, в некоторых системах реализована функция, которая позволяет в реальном времени видеть работу сотрудников и корректировать их действия, т.е

активность сотрудников отслеживается, даже если вас с ними разделяют километры. 

Отслеживание в режиме реального времени позволяет узнать, над чем каждый из ваших удаленных сотрудников трудится в настоящий момент. Вместе с тем, функция которая позволяет делать скриншоты, фиксирует происходящее на экране в определенные временные интервалы, что минимизирует риск хищения данных и обмана со стороны подчиненных. 

Варианты расчета бюджета рабочего времени

Существуют два подхода к организации системы учета рабочего времени на основании данных о фактическом времени входа и выхода сотрудников на территорию предприятия, полученных из СКУД:

■ данные о времени передаются из СКУД в систему управления предприятием, где они обрабатываются согласно принятой на предприятии логике управления и учета;

■ первичные данные о времени проходов обрабатываются специализированным программным обеспечением, поставляемым вместе с большинством профессиональных СКУД. ERP-системы предприятий, как правило, поддерживаются и адаптируются собственными или аутсорсинговыми специалистами, реализующими в полном объеме необходимый функционал, в том числе и УРВ. В таком случае СКУД выполняет роль поставщика данных о событиях и получателя данных о пользователях и их правах доступа.

Для предприятий, не имеющих полноценной ERP-системы и ориентирующихся на программные модули УРВ, поставляемые производителями СКУД, представляется рациональным указать возможные варианты расчета.

Варианты расчета бюджета рабочего времени

Для обеспечения возможности реализации УРВ соответствующий модуль СКУД должен реализовывать следующее множество вариантов расчета бюджета рабочего времени.

1. Учет времени нахождения на рабочем месте с момента первого входа в область контроля до последнего выхода.

2. Учет суммы интервалов времени между ближайшими событиями входа и выхода. Иными словами, учет суммы интервалов присутствия.

3. Учет суммы интервалов времени от самого раннего входа до самого позднего выхода при наличии нескольких событий входа и/или выхода подряд.

4. Автоматическое внесение информации о полной выработке рабочего времени по событию первого входа. Это применимо, например, для водителей автотранспорта, которые после получения путевого листа на предприятии продолжают работу на согласованном маршруте, обеспечивающем автоматическую выработку бюджета рабочего времени сотрудником.

5. В некоторых случаях полный рабочий день может быть проставлен в табель на основании любого события входа или выхода в течение всего рабочего дня. Такой способ учета приходится применять, например, для обслуживающего персонала, водителей или руководителей среднего звена, которые могут войти на территорию через проходную, въехать на автомобиле через ворота, а также покинуть территорию любым из этих способов.

6. Для руководителей высшего звена, как правило, учет рабочего времени вести не требуется, так как их производственная деятельность связана с регулярными командировками и деловыми контактами за пределами предприятия. Фактически функция учета рабочего времени этой категории сотрудников сводится к занесению информации об отпусках, командировках или временной нетрудоспособности. В остальные рабочие дни в табель заносится полная выработка рабочего бюджета вне зависимости от наличия событий о проходах.

Корректность расчетов можно обеспечить только при учете положения текущего дня в циклическом рабочем графике. От системы УРВ обычно требуется поддержка как минимум стандартной пятидневной рабочей недели с восьмичасовым рабочим днем, круглосуточного дежурства один раз в трое суток, сменной работы по скользящему графику с циклическим изменением рабочей смены в течение нескольких недель.

В алгоритмах расчета также должна учитываться периодичность, с которой выполняется учет рабочего времени. Необходимо иметь возможность указания интервалов допустимого времени прихода и ухода, за пределами которых фиксируются нарушения трудовой дисциплины. Требуется учитывать перерывы для отдыха и обеда, безусловно вычитаемые из общего бюджета рабочего времени определенных категорий служащих независимо от их фактического присутствия на рабочем месте.

Основным результатом работы системы УРВ является сформированный табель учета использования рабочего времени (форма № Т13). Информация, содержащаяся в этом табеле, может быть объективной, полной и достоверной. Необходимое условие этого — обеспечение организационно-правового сопровождения и корректного обслуживания систем УРВ и СКУД.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий